Inventarliste for borettslag og sameier — fellesutstyr, dugnadsmateriell og styreansvar

Et gjennomsnittlig borettslag eier overraskende mye utstyr. Gressklipper, snøfreser og kantklipper. Festtelt, langbord og kjøkkenutstyr til 17. mai. Brannslokkere, branntepper og førstehjelpsutstyr i alle oppganger. Garasjeåpnere, hovednøkler, postkassenøkler. Verktøy til vaktmesteren, stiger til takinspeksjon, kost og snø-skuffer i hvert oppgangsskap.

Det er som regel verdier i størrelsesorden 50 000 til 500 000 kroner — og det blir nesten alltid slått fra hverandre, glemt eller mistet over tid. Et nytt styre overtar, og ingen vet helt hva som faktisk eies, hvor det står, eller hvem som har nøkkelen til hva.

Hvorfor dette er styrets ansvar

Etter borettslagsloven og sameieloven er styret ansvarlig for å forvalte fellesskapets verdier på en forsvarlig måte. Det innebærer i praksis at man må vite hva man har — og kunne dokumentere det. Ved revisjonen, ved forsikringssaker, og ved overlevering til nytt styre.

Mangler dokumentasjonen, kan styremedlemmene i ytterste konsekvens bli personlig ansvarlige for tap som kunne vært avverget. Det er sjelden, men det skjer — og det er et godt argument for å ha rutinene i orden.

Forsikring av fellesarealer og utstyr

Borettslagets bygningsforsikring dekker som regel fellesutstyret, men bare hvis du kan dokumentere hva som var der. Når et bod-rom blir vannskadet eller et redskapsskur brenner ned, må styret kunne legge frem en liste over innholdet. Uten det blir erstatningen ofte kraftig redusert eller helt avslått.

I tillegg har mange borettslag selvstendige forsikringer på dyrere fellesutstyr (for eksempel store gressklippere eller snøfresere). Også der kreves det dokumentasjon — kvittering, serienummer, bilde.

Hva bør registreres?

Det meste er rimelig overkommelig å registrere. En oversiktlig oppstart kan dele opp slik:

• Hagemaskiner og vintervedlikehold: gressklipper(e), kantklipper, hekksaks, snøfreser, snø-skuffer, salt-spreder
• Verktøy og redskaper: drill, sag, stiger, trillebår, slanger, sprøyter, kost og bøtter
• Festutstyr: langbord, benker, telt, kjøkkenutstyr, kaffetraktere
• Brannvern og sikkerhet: brannslokkere (med periodisk kontroll-dato), branntepper, røykvarslere i fellesarealer, førstehjelpsutstyr
• Nøkler og adgang: hoved­nøkler, postkasse­nøkler, garasje­fjernkontroller, skapnøkler
• Dokumenter og drift: tegninger, serviceavtaler, leverandør­kontakter, garantier

Brannslokkere og periodisk kontroll

Et særtilfelle som ofte glemmes: brannslokkere skal kontrolleres årlig av sertifisert kontrollør, og fullservice hvert 5. eller 10. år avhengig av type. Et borettslag med 30 brannslokkere fordelt på flere oppganger har lett 30 forskjellige kontroll-datoer å holde styr på.

Med en oppdatert inventarliste kan systemet varsle styret automatisk to måneder før neste kontroll forfaller — og dokumentere at kontrollen faktisk ble utført. Det er den typen rutine som gjør at en alvorlig hendelse ikke blir styrets ansvar når den først kommer.

Overlevering ved nytt styre

Den vanskeligste situasjonen i mange borettslag er styreskiftet. Avtroppende styre har erfaring og kontekst; påtroppende styre har ingenting av det. Tradisjonelt har overleveringen bestått av en perm med papirer og en muntlig samtale.

Med digital inventarliste kan overleveringen reduseres til:

1. Du gir den nye styrelederen tilgang til samme inventarsystem.
2. Hen ser umiddelbart hva borettslaget eier, hvor det står, hvem som har vært ansvarlig.
3. Garantier, serviceavtaler og leverandørkontakter er knyttet til hver gjenstand.

I stedet for at kunnskap forsvinner ut hver gang et styre roterer, bygger den seg opp over tid.

Fellesutstyr på utlån til beboerne

Mange borettslag låner ut utstyr til beboerne — verktøy, festutstyr, og noen ganger til og med traller eller sykler. Det fungerer til det ikke fungerer, og da har ingen oversikt over hvem som hadde hva.

En enkel utlånsfunksjon i inventarsystemet, der beboeren signerer (eller bare kvitterer i appen), løser dette uten noe mer byråkrati. Beboeren ser selv frist for tilbakelevering. Styret ser i sanntid hva som er ute.

Praktisk oppstart

1. Avtal med vaktmester eller en frivillig styremedlem å gå en runde med mobilen.
2. Ta bilde og noter merke/modell på alt fellesutstyr i fellesboder, garasjer og lager.
3. Lag kategorier: Hage og snø, Festutstyr, Brannvern, Nøkler, Verktøy osv.
4. Knytt utstyret til steder (oppganger, boder, garasjer).
5. Legg inn kontroll-frister for brannslokkere og lignende periodisk vedlikehold.
6. Gi avtroppende og påtroppende styre samme tilgang ved hvert skifte.

Hele jobben kan gjøres på en lørdag. Kostnaden for et borettslag er marginal. Gevinsten er at styret faktisk har kontroll på det de er ansvarlige for — og at neste styre slipper å starte på null.

Vil du se hvordan det ser ut i praksis? Sjekk gjerne InventarListen — vi har egne pakker som passer for borettslag og sameier.