Visningsmaler i InventarListen — slik bestemmer du hvilke felter som vises i trefflisten

Når du åpner inventarlisten og skal lete etter en bestemt skrutrekker, trenger du sjelden å se «forsikringsverdi» eller «avskrivningsmetode» — du trenger lokasjon og tilstand. Når du derimot åpner listen for å forberede et regnskapsmøte, er det akkurat de kolonnene som er interessante. En god treffliste viser noe forskjellig avhengig av hva du ser på.

Det er nettopp dette visningsmaler løser i InventarListen. Med visningsmaler bestemmer du selv hvilke felter trefflisten skal vise, hvilken rekkefølge de skal stå i, og — det viktigste — kan koble forskjellige maler til forskjellige kategorier. Datamaskiner får én treffliste, traktorer en annen, og kontorinventar en tredje. Helt automatisk.

Hvor finner du visningsmalene?

Du finner funksjonen under Innstillinger → Visningsmaler i admin-panelet, eller direkte på /display-templates. Alle innloggede brukere i organisasjonen kan opprette og redigere maler — det er ikke en superadmin-funksjon. Det betyr også at malene er delte for hele organisasjonen: endrer du en mal, endrer du den for alle kollegaene dine. Det er praktisk, men verdt å huske.

To typer maler: liste og detalj

Hver mal har en type:

• Listemal — bestemmer hvilke kolonner som vises i selve trefflisten (tabellen).
• Detaljmal — bestemmer hvilke felter som vises når du åpner én enkelt gjenstand.

De to er uavhengige av hverandre. Du kan gjerne ha en kompakt listemal med fem kolonner, og en detaljmal som viser alt som er registrert. Resten av denne artikkelen handler om listemaler, siden de er det folk møter oftest.

Slik oppretter du en visningsmal

Trykk «Legg til mal» øverst på siden. Du fyller ut fire ting:

1. Malnavn — for eksempel «IT-utstyr — utvidet» eller «Kjøretøy». Navnet er bare for din egen oversikt.
2. Maltype — velg Listemal.
3. Kategorier — velg én eller flere kategorier malen skal gjelde for. Lar du dette feltet stå tomt, blir malen din generelle standard som brukes når ingen kategori er valgt.
4. Standardmal — huk av hvis denne malen skal være organisasjonens fallback når det ikke finnes en bedre match.

Deretter velger du feltene fra venstre panel og drar dem over i ønsket rekkefølge i høyre panel.

Feltene er gruppert etter formål

For å gjøre valget enklere er feltene delt inn i fem grupper:

• Grunnleggende — navn, beskrivelse, kategori, merke, lokasjon, leverandør.
• Tekniske — inventarkode, modell, serienummer, antall, tilstand, vurdering, serviceintervall, neste servicedato.
• Økonomiske — kjøpsdato, kjøpssum, forsikringsverdi, nåværende verdi, avskrivningsverdi, garantimåneder, garantiutløp, avskrivningsmetode og -rate.
• Innhold — tilleggsinformasjon, hovedbilde, flere bilder, kvitteringer, manualer, etiketter.
• Tidsstempler — dato lagt til, sist oppdatert.

Du kan blande fritt på tvers av gruppene. En typisk «IT-utstyr»-mal kan bestå av navn, modell, serienummer, tilstand, ansvarlig avdeling og garantiutløp — der to av feltene er økonomiske og resten tekniske.

Egendefinerte felt dukker automatisk opp

Har du opprettet egendefinerte felt under Tilpassede felt — for eksempel «Registreringsnummer» for kjøretøy, «MAC-adresse» for nettverksutstyr eller «Inntakshull» for pumper — så blir disse automatisk tilgjengelige som kolonner i visningsmalene, under kategorien Tilpassede felt. Du trenger ikke registrere dem to ganger.

Dra og slipp feltene i ønsket rekkefølge

Rekkefølgen feltene står i høyre panel er rekkefølgen kolonnene får i trefflisten. Dra et felt opp eller ned for å endre — endringen lagres når du trykker «Lagre» på malen. Vil du fjerne et felt, drar du det ut eller huker av valget i venstre panel.

Slik knytter malen seg til en kategori

Det er her det blir kraftig. Når du har koblet en mal til kategorien «Datamaskiner», skjer følgende automatisk i trefflisten: så snart en bruker filtrerer på kategorien «Datamaskiner», bytter trefflisten kolonner til den malen du har laget. Filtrerer brukeren over på «Møbler» (som har sin egen mal), bytter kolonnene igjen.

Systemet velger mal i denne rekkefølgen:

1. En mal som er koblet til den valgte kategorien — hvis en slik finnes.
2. Organisasjonens generelle standardmal — hvis ingen kategori er valgt eller ingen kategori-mal finnes.
3. System-malen som følger med InventarListen — hvis dere ikke har laget en standard selv.
4. Som siste fallback: navn, kategori, lokasjon og tilstand.

Dette betyr at du aldri kan «miste» trefflisten ved å slette en mal — det finnes alltid en fallback som virker.

Praktiske tips

Start enkelt. Lag én generell standardmal med de fem-seks kolonnene som er viktigst på tvers av alt — typisk navn, kategori, lokasjon, tilstand og avdeling. La det være standarden for de fleste situasjoner.

Lag spesialmaler kun der det gir mening. Hvis dere har 50 datamaskiner og hver av dem trenger serienummer + garanti synlig, er det verdt en egen mal for «Datamaskiner». Har dere fem kontorstoler, holder standardmalen.

Husk at malen er delt. Endrer du den, ser hele organisasjonen endringen umiddelbart. Det er en god idé å gi malene tydelige navn og tenke gjennom rekkefølgen før du involverer flere kategorier.

Hvorfor dette er bedre enn et regneark

I et Excel-ark må man enten ha alle kolonner synlig hele tiden (uoversiktlig), eller bruke skjult-funksjon manuelt på hvert ark. Med visningsmaler får hver type gjenstand sin egen visning, automatisk, uten at noen må huske å skjule det de ikke skal se.

Vil du lese mer om hvorfor strukturerte felt slår fritekst når du skal finne ting raskt? Vi har tidligere skrevet om inventarliste vs. Excel — visningsmaler er en av grunnene til at en database alltid vinner i lengden.