Selv om Excel kan være et nyttig verktøy for å holde oversikt over inventaropplysninger, er det flere fordeler med en skybasert inventartjeneste sammenlignet med Excel. Her er noen av de viktigste forskjellene:
- Gjennom at man knytter ulikt inventar til kategorier, rom eller leverandører, så blir det lettere å holde oversikten. I stedet for en side opp og side ned i Excel – så får man med et klikk gruppert visningen på rommet – leverandøren – eller kategorien man er interessert i.
- Tilgang fra hvor som helst: Mens Excel-filer ofte lagres lokalt på en datamaskin eller server, er en skybasert inventartjeneste tilgjengelig fra hvor som helst så lenge du har tilgang til internett. Dette betyr at du kan se og redigere inventaropplysningene dine uansett hvor du er, enten det er på kontoret, på hjemmekontoret eller på farten.
- Enklere deling og samarbeid: Med en skybasert inventartjeneste kan flere personer få tilgang til inventaropplysningene samtidig, og det blir enklere å dele informasjon mellom avdelinger og team. Dette kan bidra til bedre samarbeid og koordinering i organisasjonen.
- Automatiserte funksjoner: En skybasert inventartjeneste vil ofte ha automatiserte funksjoner som kan hjelpe deg med å administrere og oppdatere inventaropplysninger på en mer effektiv måte. Dette kan inkludere funksjoner som varsler deg når utstyret trenger vedlikehold eller utskiftning, eller som genererer rapporter og statistikk.
- Bedre sikkerhet og beskyttelse: Mens Excel-filer kan være utsatt for datatap på grunn av brann, tyveri eller andre uforutsette hendelser, vil en skybasert inventartjeneste vanligvis ha høyere sikkerhet og beskyttelse. Dataene dine vil bli lagret i en sikker skyserver, som ofte vil ha flere sikkerhetskopier og redundans for å sikre at dataene er trygge.
- Enklere å oppfylle krav og regler: Enkelte bransjer og sektorer har spesifikke krav til inventarstyring og dokumentasjon. Med en skybasert løsning kan du enklere oppfylle disse kravene, da du har all nødvendig dokumentasjon samlet på ett sted og kan enkelt generere rapporter og statistikk etter behov.
I sum, en skybasert inventartjeneste kan tilby flere fordeler enn Excel når det kommer til tilgjengelighet, samarbeid, automatiserte funksjoner, sikkerhet og kravoppfyllelse.
Fra og med 12. mars 2023 har vi også nå eksportfunksjon til Excel for hovedlisten av inventar også, i tilfelle du skulle savne Excel for mye 🙂
