InventarListen holder oversikt over PC-er, mobiler og skjermer per ansatt ved at hvert utstyr tildeles som utlån med forfallsdato, slik at retur ved sluttdato ikke glipper. Serienummer, garantiutløp og kvittering ligger på hver gjenstand, avskrivning føres som saldo eller lineær med bokført verdi, og aktivitetsloggen viser hvem som endret hva.
Dashbord med nøkkeltall, service som forfaller og siste aktivitet
I en bedrift med 30 ansatte er det fort 100 enheter i omløp: bærbare PC-er, mobiler, skjermer, dokkingstasjoner og headset. Hver av dem har et serienummer, en garanti som løper ut og en verdi som skal avskrives. Og hver av dem skal tilbake når den ansatte slutter.
Uten et register vet ingen helt hvilken ThinkPad som er hos hvem, om skjermen som sviktet fortsatt har garanti, eller hvor mange mobiler som faktisk finnes når regnskapsfører spør.
InventarListen registrerer hver enhet med serienummer, innkjøpsdato, garantiutløp og kvittering. Utstyret tildeles den ansatte som et utlån, med forfallsdato lik sluttdato ved midlertidige stillinger, og ved offboarding ser du på ett sted hva som skal tilbake. Avskrivningsrapporten gir bokført verdi per enhet, og aktivitetsloggen dokumenterer alle endringer.
Hver ansatt har PC, mobil, skjerm og tilbehør, og enhetene byttes ved oppgraderinger og reparasjoner. Uten et register vet ingen hvem som har hva akkurat nå.
Hver enhet registreres som gjenstand og tildeles den ansatte som utlån. Den ansatte ligger som kontaktperson, og detaljsiden viser alt som er lånt ut til vedkommende. Ved bytte registreres retur og nytt utlån, og utlånshistorikken viser hele løpet.
Når en enhet svikter, må serienummer og kjøpsdato frem for å få den reparert på garanti. Fakturaene ligger hos leverandøren, og reparasjonen betales unødvendig.
Serienummer, modell, innkjøpsdato, garantitid og garantiutløp registreres på hver enhet, med kvitteringen lastet opp som fil. Mobilappen leser serienummeret fra typeskiltet med tekstgjenkjenning. I listen ser du hvilke enheter som fortsatt er dekket av garanti.
PC-er og mobiler skal avskrives, og regnskapsfører trenger innkjøpspris, dato og bokført verdi per enhet. Dette settes vanligvis sammen manuelt ved årsoppgjør.
På hver gjenstand velger du lineær avskrivning, saldoavskrivning eller direkte utgiftsføring for enheter under 30 000 kr, med levetid. Avskrivningsrapporten viser akkumulert avskrivning og bokført verdi og eksporteres som PDF eller CSV.
Nye ansatte skal ha utstyr fra dag én, og ansatte som slutter skal levere alt tilbake. I praksis glipper det, og enheter forsvinner ut av bedriften.
Ved onboarding tildeles utstyret som utlån til den nye ansatte. For vikarer og prosjektansatte settes forfallsdato lik sluttdato, så utstyret dukker opp som forfalt hvis det ikke er levert. Ved offboarding viser kontaktpersonen alt som er utestående, og en purring sendes på e-post med ett klikk.
Flere personer oppdaterer registeret, og når noe er feil, vet ingen hvem som endret det. Ikke alle skal heller kunne slette gjenstander eller se innkjøpspriser.
Aktivitetsloggen viser hvem som opprettet, endret, lånte ut eller slettet hva, med tidspunkt. Brukere får rollen bruker eller administrator, tofaktor kan slås på, og innlogging med Google eller Apple er tilgjengelig.
Komplett system for utlån av inventar med påminnelser og sporbarhet
Spor garantier og få varsler før utløp
Spor og analyser verdi av inventar over tid
Detaljert logg av alle handlinger i systemet
Send purring på e-post til den som har lånt utstyr – med ett klikk fra utlånsoversikten.
Administrer kontakter for leverandører, service og mer
Kom i gang på fem minutter. Ingen binding, ingen kort.
Prøv gratis i 30 dager – uten kort