InventarListen gir korps, kulturskoler, idrettslag, teatre og museer én oversikt over instrumenter, drakter og utstyr, med utlån til medlemmer og elever med forfallsdato og reservasjon i en kalender med tilgjengelighetssjekk. Tilstand, forsikringsverdi og kvitteringer ligger på hver gjenstand, og oversikten følger organisasjonen når styret byttes.
Dashbord med nøkkeltall, service som forfaller og siste aktivitet
Et korps eier gjerne instrumenter for hundretusener av kroner, lånt ut til medlemmer over mange år. Idrettslaget har drakter, mål, tidtakerutstyr og klubbhusinventar, teatret kostymer og lys, og museet gjenstander og utstyr som skal tas vare på.
Oversikten ligger ofte i et regneark hos et styremedlem. Når styret byttes, forsvinner listen, og ingen vet lenger hvem som har tubaen eller hva som er forsikret.
Med InventarListen registreres instrumenter og utstyr med bilde, tilstand og forsikringsverdi. Medlemmer og elever registreres som kontaktpersoner, utlån føres med forfallsdato, og utstyr reserveres i kalenderen. Ny kasserer eller materialforvalter får bare tilgang – historikken blir liggende.
Korps og kulturskoler låner ut instrumenter til medlemmer og elever, ofte i flere år. Når noen slutter, er det uklart hvilket instrument de har og om det kom tilbake.
Medlemmer og elever registreres som kontaktpersoner, og instrumentet lånes ut med forfallsdato, for eksempel ved sesongslutt. Forfalte utlån vises samlet, purring sendes på e-post med ett klikk, og utlånshistorikken viser hvem som har hatt instrumentet.
Lydanlegg, telt, kiosk-utstyr og tidtakerutstyr deles mellom grupper og arrangementer. Uten kalender blir det dobbeltbookinger.
Reservasjonskalenderen sjekker tilgjengelighet før reservasjonen legges inn, og reservasjonen gjøres om til utlån når utstyret hentes. Hver gruppe kan få egen avdeling, slik at trenere og ledere ser sitt utstyr.
Instrumenter, kostymer og sportsutstyr slites, og reparasjoner koster. Uten historikk vet ingen hva som er reparert, hva det kostet eller om skaden var der ved utlån.
Tilstand og vurdering registreres på hver gjenstand, med bilder tatt i mobilappen ved utlevering og retur. Reparasjoner og service føres i serviceloggen med dato, kostnad og leverandør, for eksempel instrumentmakeren.
Etter innbrudd i øvingslokalet eller klubbhuset krever forsikringsselskapet en liste med verdier. Kvitteringer fra tjue år tilbake finnes ikke.
Innkjøpspris, forsikringsverdi, serienummer og kvittering ligger på hver gjenstand. Forsikringsrapporten eksporteres som PDF eller CSV og kan sendes til forsikringsselskapet eller legges fram på årsmøtet.
Frivillige organisasjoner bytter styre, materialforvalter og kasserer jevnlig. Hver gang starter oversikten på nytt, i et nytt regneark.
Oversikten ligger i organisasjonens konto, ikke hos én person. Nye tillitsvalgte inviteres som brukere med rolle bruker eller administrator, avtroppende fjernes, og aktivitetsloggen viser hva som er endret og av hvem.
Komplett system for utlån av inventar med påminnelser og sporbarhet
Inviter nye brukere med e-post basert system
Spor og analyser verdi av inventar over tid
Organiser inventar etter avdelinger og enheter
Detaljert logg av alle handlinger i systemet
Administrer kontakter for leverandører, service og mer
Kom i gang på fem minutter. Ingen binding, ingen kort.
Prøv gratis i 30 dager – uten kort